Die Jahresabrechnung , auch als WEG-Abrechnung oder Hausgeldabrechnung bekannt, dokumentiert die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben einer Abrechnungsperiode, in der Regel eines Kalenderjahres. Dabei differenziert man zwischen verschiedenen Arten von Jahresabrechnungen wie zum Beispiel für Hausgeld, Nebenkosten, Strom und Gas. Wann und wie diese Abrechnungen bei Ihnen ankommen, kann variieren.
Die Abrechnung hilft den Mitgliedern der WEG, die wirtschaftliche Lage und die Bewegungen des Gemeinschaftsvermögens zu verstehen. Dabei werden mögliche Abrechnungsspitzen ermittelt. Dies sind Nachzahlungen oder Erstattungen, die anfallen, wenn die vorausgegangenen Abschlagszahlungen entweder zu niedrig oder zu hoch waren, oder wenn die tatsächlichen Kosten des Jahres vom Budget abweichen.
Übersicht der Jahresabrechnung
- Laufende Bewirtschaftungskosten: Diese hauptsächlich als Betriebskosten bezeichneten Posten betreffen das gemeinschaftliche Eigentum. Zu diesen gehören u.a. Versicherungen, Gartenpflege und Abfallentsorgung.
- Heizkosten: Aufgrund der Heizkostenverordnung sind Wohnungseigentümergemeinschaften verpflichtet, Energieverbrauchserfassungsgeräte in den einzelnen Wohnungen zu installieren. Die darauf basierende Heizkostenabrechnung verteilt die Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch der Eigentümer.
- Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums: Dazu zählen Beiträge zur Instandhaltungsrücklage und Sonderumlagen.
Der Wirtschaftsplan
Als Prognosewerkzeug dient der Wirtschaftsplan. Er gibt einen Ausblick auf erwartete Einnahmen und Ausgaben für das kommende Kalenderjahr. Der Wirtschaftsplan, ein wichtiges Element des deutschen Wohnungseigentumsgesetzes (WEG), besteht aus:
- Erfolgsplan: Übersicht über voraussichtliche Erträge und Aufwendungen.
- Vermögensplan: Prognose über vermögenswirksame Erträge und Ausgaben.
- Zusätzliche Komponenten: Darunter fallen Stellenübersichten und Finanzplanungen.
Was muss in einer Jahresabrechnung enthalten sein?
- Gesamteinnahmen und -ausgaben: Hier werden alle Einnahmen, wie z.B. das Hausgeld, und Ausgaben, wie Kosten für Wasserversorgung und Hausreinigung, aufgelistet.
- Verteilung der Einnahmen und Ausgaben: Die Verteilung der finanziellen Mittel erfolgt nach einem festgelegten Verteilungsschlüssel, meist orientiert an den Miteigentumsanteilen der WEG-Mitglieder.
- Entwicklung der Bankkonten und Rücklagen: Die Jahresabrechnung muss auch Informationen über die Anfangs- und Endbestände der Gemeinschaftskonten sowie über die Erhaltungsrücklagen enthalten.
GUT ZU WISSEN: Es ist auch üblich, weitere freiwillige Angaben wie eine Bescheinigung über Handwerkerleistungen oder einen Wirtschaftsbericht hinzuzufügen. Während die Kosten des Sondereigentums – dazu zählen beispielsweise Grundsteuer, Wasser und Energieverbrauch – direkt vom jeweiligen Eigentümer getragen werden, gibt es auch gemeinschaftliche Kosten. Diese betreffen das Gemeinschaftseigentum wie die Straßenreinigung, Müllabfuhr oder Gartenpflege. Der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) obliegt die Aufgabe, diese gemeinschaftlichen Kosten gemäß § 16 II WEG anteilig nach den jeweiligen Eigentumsanteilen aufzuteilen.
Wann wird eine Jahresabrechnung erstellt?
- Für das Hausgeld (WEG): Innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres.
- Nebenkosten: Gemäß §556 Abs. 3 Satz 2 des BGB muss sie spätestens 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum erfolgen. Beispiel: Die Abrechnung für Januar bis Dezember 2022 sollte bis zum 31. Dezember 2023 vorliegen.
- Strom und Gas: Laut Energiewirtschaftsgesetz müssen diese Abrechnungen spätestens sechs Wochen nach dem Ende des Abrechnungsjahres erstellt werden.
Zahlungsfristen und Nachzahlungen
- Bei einer negativen Hausgeldabrechnung wird die Nachzahlung am Tag der Beschlussfassung fällig.
- Für die Nebenkosten gilt in der Regel eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, sofern keine andere Frist festgelegt wurde.
- Energieversorger geben in der Regel Zahlungsfristen auf ihren Abrechnungen an, z.B. „Der Rechnungsbetrag von 150 EUR ist bis zum 15.02.2024 zu zahlen“.
Rechte und Pflichten von Vermietern
Vermieter müssen die Nebenkosten jährlich abrechnen, und dafür haben sie zwölf Monate nach Ende des Kalenderjahrs Zeit. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachzahlungen mehr vom Mieter verlangen. Es ist jedoch zu beachten, dass bestimmte Kosten, wie Bankgebühren oder Reparaturkosten, nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
Prüfung der Jahresabrechnung:
Um sicherzustellen, dass die vereinbarten oder beschlossenen Umlageschlüssel korrekt angewandt werden, sollten Verwaltungsbeiräte über die entsprechenden Schlüssel informiert sein. Verwaltungsbeiräte spielen eine zentrale Rolle bei der Prüfung der Jahresabrechnung. Ihre Stellungnahmen sind besonders relevant, bevor Beschlüsse über Nachschüsse oder Anpassungen der Vorschüsse getroffen werden. In bestimmten Fällen könnte der gesetzliche Umlageschlüssel basierend auf den Miteigentumsanteilen relevant sein. Die Jahresabrechnung wird danach in der Eigentümerversammlung genehmigt.
Die Einnahmen als auch die Ausgaben müssen dem entsprechenden Wirtschaftsjahr und der Wohnungseigentumsanlage zuzuordnen sein. Hierbei sollte geprüft werden, ob Buchungen sowohl rechnerisch als auch sachlich korrekt durchgeführt wurden.
Verwaltungsbeiräte sollten alle Belege für Einnahmen und Ausgaben sowie Kontobewegungen innerhalb des Abrechnungszeitraums prüfen. Dabei können Stichproben helfen. Wenn Unregelmäßigkeiten gefunden werden, ist eine detailliertere Untersuchung erforderlich.
Rechnerische Prüfung
Nach der formalen und inhaltlichen Überprüfung muss die rechnerische Überprüfung stattfinden. Hierbei ist sicherzustellen, dass die in der Jahresabrechnung ausgewiesenen Werte konsistent sind und mit der Kontendarstellung sowie der Entwicklung der Rücklagen übereinstimmen.
Was tun, wenn die Jahresabrechnung fehlerhaft ist?
Die Mitglieder der WEG haben das Recht, eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erhalten. Auch wenn man sein Wohneigentum verkaufen möchte und hierfür einen Energieausweis beantragen möchte, ist man auf die letzten 3 zusammenhängende Abrechnungen angewiesen. Ist dies nicht der Fall, kann der Verwalter zunächst außergerichtlich und mit einer angemessenen Frist zur Korrektur aufgefordert werden. Bleiben diese Bemühungen erfolglos, ist auch ein gerichtlicher Weg möglich.
Was ist zu tun, wenn der Verwalter keine Jahresabrechnung liefert?
Wenn der Verwalter seine Pflicht zur Abrechnungserstellung vernachlässigt, kann dies insbesondere für Vermieter problematisch sein. Hierbei besteht das Risiko, dass die gesetzlich vorgegebene Abrechnungsfrist gegenüber Mietern nicht eingehalten wird. Die Abrechnung sollte innerhalb von zwölf Monaten nach Abschluss des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugestellt werden. Bei einer verspäteten Zustellung, selbst wenn der Vermieter nicht für die Verspätung verantwortlich ist, kann der Vermieter Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. In einem solchen Fall sollte:
Sollte keine Jahresabrechnung vorliegen:
- Frist setzen: Dem Verwalter sollte eine angemessene Frist zur Erstellung gegeben werden, um dessen Verzug festzustellen.
- Schriftliche Kommunikation: Alle Aufforderungen und Handlungen gegenüber dem Verwalter sollten schriftlich erfolgen, um bei Bedarf einen Nachweis zu haben.
- Ersatzvornahme androhen: Bei weiterer Nichtbeachtung kann ein anderes Unternehmen mit der Erstellung der Abrechnung beauftragt werden, wobei die Kosten dem Verwalter in Rechnung gestellt werden sollten.
Häufige Fehlerquellen in der Abrechnung
- Übersichtlichkeit: Alle Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Kalenderjahres sollten klar ersichtlich sein.
- Instandhaltungsrücklage: Sie muss separat dargestellt werden.
- Ausgaben für Sondereigentum: Unzulässige Ausgaben dürfen nicht in der Jahresabrechnung stehen.
- Heizkosten: Beachten Sie die Heizkostenverordnung und prüfen Sie, ob die Abrechnung nach Verbrauch erfolgte.
- Verteilerschlüssel: Kontrollieren Sie, ob die richtigen Verteilerschlüssel angewendet wurden.
Bedeutung der Gesamtabrechnung bei Untergemeinschaften
Untergemeinschaften in einer Wohnungseigentümergemeinschaft können zwar weitgehend verselbstständigt sein, doch sie dürfen nicht eigenständig über ihre Angelegenheiten abrechnen. Die Gesamtabrechnung dient dazu, eine einheitliche Abrechnungsspitze zwischen dem einzelnen Wohnungseigentümer und der Gesamtgemeinschaft zu ermitteln. Es ist notwendig, dass für die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft eine einheitliche Jahresabrechnung erstellt und beschlossen wird. Nur in Ausnahmefällen und bei klarer Regelung in der Gemeinschaftsordnung dürfen Untergemeinschaften eigenständig über ihre Jahresabrechnung entscheiden.
Beanstandung der Jahresabrechnung
Eigentümer, die mit der Jahresabrechnung nicht einverstanden sind, haben einen Monat Zeit, den Genehmigungsbeschluss anzufechten. Nach diesem Zeitraum wird die Abrechnung bestandskräftig.
GUT ZU WISSEN: Das Gesetz gibt klare Richtlinien vor, wie mit Unstimmigkeiten in der Jahresabrechnung umzugehen ist. Entscheidungen wie die des BGH (Az: IIIV ZR 249/15) haben klargestellt, dass Vermieter, selbst wenn sie nicht direkt für die Verspätung der Abrechnung verantwortlich sind, dennoch keinen Anspruch auf Nachzahlungen haben, wenn die Zustellung an den Mieter verspätet erfolgt. Auch bei einer grob fehlerhaften Erstellung der Abrechnung, die erfolgreich angefochten wurde, können dem Verwalter laut Urteilen des AG Rastatt (AZ: 20 C 244/15, 25.02.2016) und des LG Stuttgart (AZ: 19 T 54/15, 07.04.2015) die Prozesskosten auferlegt werden.
FAQ:
